SOP (Standar Operasional Prosedur) : Pengertian, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Prinsipnya Terlengkap

Pengertian, Tujuan, Fungsi, Manfaat dan Prinsip SOP (Standar Operasional Prosedur)

SOP adalah – sebuah dokumen yang hubungannya dengan prosedur pelasanaan secara kronologis guna menyelesaikan suatu pekerjaan yang tujuannya guna mendapatkan hasil kerja yang sangat efektif dari pekerja menggunakan biaya yang serendah-rendahnya. Biasanya SOP terdiri atas manfaat, dibuat dan direvisi kapan, bagaimana metode penulisan prosedurnya, dan dilengkapi bagan flowvhart pada bagian akhir.

Setiap perusahaan bagaimanapun jenisnya dan bentuknya pasti membutuhkan panduan untuk melaksanakan fungsi dan tugas setiap elemen maupun unit perusahaan. SOP atau kepanjangannya standar prosedur operasional ialah suatu sistem yang disusun guna memudahkan, menertibkan dan merapihkan pekerjaan. Sistem ini isinya urutan proses menjalankan pekerjaan di mulai dari awal hingga akhir.

Pengertian SOP Menurut Para Ahli

Menurut tjipto atmoko (2011), SOP ialah suatu pedoman maupun acuan guna menjalankan tugas pekerjaan yang sesuai fungsi dan alat penilaian dari kinerja instansi pemerintahan yang didasarkan indikator teknis, administrative serta procedural yang sesuai tata kerja, prosedur kerja serta sistem kerja dalam unit kerja yang bersangkutan.
Menurut moekijat (2008), mendefinisikan SOP sebagai urutan langkah-langkah maupun penyelenggaraan pekerjaan yang mana pekerjaan itu dilaksanakan, yakni berkaitan dengan apa yang dikerjakan, bagaimana melaksanakannya, dimana melaksanakannya, serta siapa yang melaksanakannya.
SOP menurut insani (2010) ialah dokumen yang isinya serangkaian instruksi tertulis dengan membakukan tentang beragam proses pelaksanaan, tempat penyelenggaraan serta actor yang bertugas dalam kegiatan.
Menurut sailendra (2015), SOP adalah panduan yang dipakai guna memastikan aktivitas operasional organisasi maupun perusahaan berjalan seacara lancar.

Tujuan dan fungsi SOP

Tujuan dari pembuatan SOP ialah untuk menjelaskan standar atau perincian yang tetap tentang kegiatan pekerjaan secara berulang-ulang yang dilaksanaan dalam suatu organisasi. SOP yang baik ialah SOP yang dapat membuat arus kerja menjadi lebih baik, panduan karyawan baru, menghemat beban, mempermudah pengawasan, dan menyebabkan koordinasi baik antara bagian-bagian lain dalam perusahaan.

Tujuan SOP sebagai berikut :

Menjaga konsisten penampilan kerja, dimana petugas dengan lingkungan saat menjalankan tugasnya/ pekerjaan tertentu.
Menjadi acuan pelaksanaan aktivitas bagi sesame pekerja serta supervisior.
Menghindari kesalahan/ konflik, keraguan, duplikasi dan juga pemborosan.
Sebagai parameter menilai mutu pelayanan.
Menjamin pemakaian tenaga dan juga sumber daya dengan efisien dan efektif.
Menjelaskan alur tugas, tanggungjawab dan wewenang petugas yang terkait.
Menjadi dokumen yang menjelaskan serta menilai pelaksanaan proses kerja saat mengalami kesalahaan/ dugaan mal praktek, jadi sifatnya menjadi pelindung.
Menjadi dokumen untuk pelatihan.
Menjadi dokumen sejarah jika dibuat revisi SOP baru.

Fungsi SOP

Memperlancar tugas pegawai/ petugas maupun tim/ unit kerja.
Menjadi dasar hukum jika mengalami penyimpangan.
Secara jelas mengetahui hambatan-hambatan serta mudah untuk dilacak.
Mengarahkan pegawai/ petugas guna bersama-sama disiplin dalam kerja.
Menjadi pedoman untuk melaksanakan pekerjaan rutin.

Manfaat SOP

SOP ini merupakan prosedur yang tetap, yang penetapannya tertulis tentang apa yang perlu dilaksanakan, dimana, kapan, serta dibuat untuk mengindari terjadinya varian proses penyelenggaraan kegiatan oleh sejumlah pegawai yang nantinya akan mengganggu kinerja dari organisasi/ instansi pemerintahan dengan keseluruhan.
SOP mempunyai manfaat untuk organisasi diantaranya dalam peraturan menteri PAN PER/221/M-PAN/11/2008) sebagai berikut :

Menjadi standarisasi cara yang dilaksanakan pegawai guna menyelesaikan pekerjaan khusus, dan mengurangi kesalahan/ kelalaian.
Membantu staff lebih mandiri dan juga tidak bergantung intervensi manajemen, jadi mengurangi keterlibatan pimpinan dalam menjalankan proses sehari-hari.
Meningkatkan akuntabilitas caranya dengan mendokumentasikan tanggungjawab khusus dalam menjalankan tugas.
Menciptakan pengukuran standar kinerja pada pegawai.
Menciptakan bahan-bahan pelatihan yang bisa membantu para pegawai baru guna cepat menjalankan tugasnya.
Menunjukkan kinerja bahwa telah dikelola dengan baik dan organisasi efisien.
Menyediakan pedoman untuk setiap pegawai unit pelayanan dalam menjalankan pemberian pelayanan kesehariannya.
Menghindari tumpang tindih dalam pelaksanaan tugas pemberian pelayananan
Membentu penelusuran pada kesalahan-kesalahan procedural saat memberikan pelayanan.
Menjamin proses pelayanan agar tetap berjalan diberbagai situasi.

Prinsip SOP

Penyusunan SOP dalam peraturan menteri PAN Nomor PER/21/M-PAN/11/2008 disebutkan bahwa harus memenuhi sejumlah prinsip yakni : kejelasan dan kemudahan, keselarasan, efesiensi dan efektivitas, keterukuran, berorientasi pada pemakai, dinamis, kepatuhan hukum serta kepastian hukum.
Adapun prinsip-prinsip dari SOP diantaranya adalah :

Konsisten. SOP harus dijalankan dengan konsisten pada waktu ke waktu, bagi siapapun, serta dalam keadaan apapun bagi seluruh jajaran organisasi pemerintahan.
Komitmen. SOP harus dijalankan dengan penuh komitmen dari seluruh jajaran organisasi, yang berlevel paling rendah serta tertinggi.
Perbaikan berkelanjutan. SOP harus dijalankan secara terbuka terhadap penyempurnaan-penyempurnaan guna mendapatkan prosedur yang memang efisien dan efektif.
Mengikat. SOP harus dapat mengikat pelaksanaan saat menjalankan tugas sesuai prosedur standar yang ditetapkan.
Semua unsur mempunyai peran penting. Semua pegawai dengan peran tertentu pada tiap prosedur yang berstandar. Sehingga, pegawai tertentu tidak menjalankan perannya secara baik, maka ia akan emnganggu keseluruhan dari proses hingga pada akhirnya akan berdampak pada proses pelaksanaan pemerinatahan.
Terdokumentasi dengan baik. Semua prosedur yang sudah distandarkan perlu didokumentasikan dengan baik, jadi bisa selalu dipakai refrensi untuk tiap mereka yang membutuhkan.

Jadi, dapat disimpulkan bahwa SOP adalah sebuah acuan sistem yang mengatur segala kinerja dalam perusahaan. SOP ini sangat berarti bagi perusahaan supaya berjalan sesuai dengan tujuan mereka masing-masing. Harapannya dari artikel ini semoga menambah wawasan bagi penggunanya khususnya perusahaan.