Definisi Sekretaris, Macam-Macam dan Tugas Sekretaris
Tugas Sekretaris – Bisa dipastikan bahwa hampir disetiap organisasi baik itu Pramuka, PMR, atau juga Pencinta Alam, pastilah mempunyai posisi jabatan yang dinamakan “sekretaris”, begitu juga di perusahaan, dimana posisi sekretaris merupakan sangat penting, dalam struktur organisasipun posisi sekretaris selalu berada dan tidak jauh (dibawah / disamping) dari posisi pimpinan.
Mengapa demikian ?
Hal itu sesuai dengan AD/ART bahwa sekretaris ialah salah satu pembantu pimpinan. Jadi dengan posisi yang tidak jauh dari pimpinan sudah menjadi tanda bahwa seorang sekretaris mempunyai peran dan tugas yang sangat penting dan berpengaruh besar terhadap berjalannya roda keorganisasian.
Definisi Sekretaris
Menurut istilah sekretaris berasal dari kata “secretum” yang dari segi bahasa latin artinya rahasia. Kemudian Kata “secretum” ini berubah menjadi kata “secretarius” dalam bahasa Perancis, “secretary” dalam bahasa Inggris, yang terakhir menjadi kata “secretaries” dalam bahasa Belanda, dan akhirnya masuk ke Indonesia yang disebut dengan istilah “sekretaris” yaitu berasal dari kata “secretaries” dalam bahasa Belanda. Sekretaris ialah orang, pegawai ataupun seorang karyawan yang telah di berikan tugas juga pekerjaan yang berhubungan dengan sebuah masalah kerahasiaan suatu negara atau perusahaan.
Sekretaris ini juga bisa diartikan sebagai seseorang yang membantu pimpinan atau badan pimpinan atau juga suatu perusahaan, yaitu terutama untuk sebuah penyelenggaraan kegiatan administratif dalam menunjang kegiatan manajerial seorang pemimpin atau kegiatan dari operasional perusahaan.
Macam – Macam Tugas Sekretaris
Berdasarkan ruang lingkupnya, sekretaris dapat dikelompokkan menjadi 8, yaitu :
1. Tugas Rutin Sekretaris
Menjadi Sekreatris memang memiliki tugas keseharian yang harus dilakukan. Beberapa tugas harian sekretaris yang harus di lakukan adalah:
- Membuka surat-surat.
- Menerima dikte pimpinan.
- Menerima tamu.
- Menerima telepon.
- Menyimpan arsip atau surat.
- Menyusun serta membuat jadwal kegiatan pimpinan, dll.
2. Tugas Khusus Sekretaris
Selain tugas keseharian diatas, sebagai sekretaris anda juga memiliki tugas khusus. Adapun tugas khusus sebagai sekreatris yang perlu dilakukan adalah:
- Mengkonsep atas surat perjanjian kerjasama (relasi) dengan instansi dari luar.
- Penyusunan surat-surat rahasia (confidential).
- Penyusunan acara pertemuan bisnis.
- Membeli kado ataupun cindera mata, dll.
3. Tugas Istimewa Sekretaris
Sebagai sekretaris, anda juga punya tugas istimewa yang tak dimiliki oleh profesi lain. Beberapa tugas istimewa tersebut adalah:
- Pembetulan letak atau posisi alat tulis, dan beberapa perlengkapan yang diperlukan pimpinan.
- Bertindak menjadi penghubung dalam meneruskan berbagai informasi pada relasi.
- Memberikan jadwal pengingat pada pimpinan untuk membayar iuran maupun asuransi dari suatu badan ataupun dari suatu instansi.
- Mewakili seseorang pada saat menerima sumbangan dana atau juga keperluan kegiatan yang lainnya.
- Memeriksa hasil dari pengumpulan dana atau juga uang muka dari sebuah instansi yang diberikan sebagai dana untuk kesejahteraan.
- Menghadiri berbagai jenis rapat dinas, sebagai pendamping pimpinan pada saat rapat selama mengadakan pertemuan bisnis.
- Melakukan pemeriksaan peralatan kantor, mana saja yang seharusnya diperbaiki dan penambahan peralatan serta sarana kantor, dll.
4. Tugas Sosial Sekretaris
Sebagai sekretaris anda harus lihai dalam berbagai bidang. Salah satunya ialah dalam bidang sosial. Karena sebagai sekretaris punya tugas sosial diantaranya:
- Mengurusi perusahaan (rumah tangga)
- Mengatur berbagai dari penyelenggaraan resepsi untuk kantor, pimpinan serta pengurusan undangannya, dll.
5. Tugas Keuangan Sekretaris
Biasanya sekretaris mengurusi keuangan yang disebut dengan petty cash (uang cadangan atau kas kecil). Tugas dari keuangan ini diantaranya:
- Mengurusi berbagai urusan keuangan pimpinan di Bank, misalnya seperti: penyimpanan uang di Bank, pengambilan uang dari Bank, serta penarikan cek dll.
- Membayar rekening-rekening, pajak serta sumbangan dana atas nama pimpinan perusahaan.
- Menyimpan bermacam catatan pengeluaran sehari-hari untuk seorang pimpinan dan juga sebagai penyediaan dana untuk keperluan sehari-hari, dll.
6. Tugas Sekretaris Sebagai Resepsionis
- Menerima dan juga menerima telepon serta mencatat pesan – pesan lewat telepon.
- Menerima beberapa tamu yang akan bertemu dengan pimpinan.
- Mencatat janji – janji untuk pimpinan.
- Menyusun schedule pimpinan sehari-hari, dll.
7. Tugas Insidental Sekretaris
Merupakan tugas pekerjaan yang tidak rutin dilakukan oleh sekretaris, yaitu meliputi:
- Mempersiapkan laporan, agenda rapat, dan pidato/pernyataan pimpinan.
- Membuat ikhtisar berbagai berita dan juga karangan yang termuat pada surat kabar, brosur, majalah dan bermacam media lain, yang berkaitan dengan kepentingan kantor atau perusahaan.
- Mengkoreksi bahan bahan cetakan, seperti: undangan, formulir, brosur dan daftar yang di konsep oleh perusahaan.
- Menjadi wakil pimpinan dalam berbagai macam pertemuan, dll.
8. Tugas Sekretaris Dalam Business Meeting (Pertemuan Bisnis).
Hal ini terjadi pada 2 (dua) orang ataupun lebih yang saling menerima dan memberikan sebuah informasi, lalu menyimak kembali kemajuan, kemudian memecahkan masalah dan menciptakan hal yang baru. Tugas inilah yang merupakan cukup berat dan sangat melelahkan bagi sekretaris dalam menorganisir berbagai pertemuan tersebut.
Setelah dijabarkannya tentang pengertian, tugas, dan posisi sekretaris. Maka sudah tentu keberadaan dari sekretaris ada maksud dan tujuannya. Berikut ini tujuan dari adanya sekretaris :
- Bertanggung jawab untuk memastikan kelancaran dari kegiatan dalam organisasi sesuai pada progam yang dicanangkan.
- Sebagai Sumber informasi oleh pemimpin atau menjadi tempat untuk diajak berpendapat.
- Membantu tugas dari seorang pemimpin.
- Menjadi Media Penghubung antara pimpinan dengan bawahan.
- Menjadi media penghubung dengan organisasi lainnya.
- Menjadi media perekam, pengingat serta penyimpan suatu kegiatan organisasi.
Beberapa Tugas dari sekretaris diatas merupakan dan tugas yang umum dalam organisasi. Tapi bisa jadi tugas dari sekretaris bisa bertambah ataupun berubah. Dan hal ini bisa terjadi dan ada penyesuaian dari kebutuhan organisasi itu sendiri sesudah melakukan evaluasi dan diputuskan dalam rapat atau musyawarah anggota.
Demikian pembahasan mengenai tugas sekretaris. Semoga menambah ilmu dan pengetahuannya.
Baca juga:
