Pengertian Analisis Jabatan, Elemen, Kegunaan dan Pelaksanaan Teknis Analisa Jabatan
Analisis jabatan – kebanyakan sebuah perusahaan hanya mengetahui ada beberapa tugas yang harus mereka kerjakan. Akan tetapi, sejumlah tugas tersebut belum tentu diketahui dengan jelas oleh perusahaan bahwa bagian dan sub bagian mana yang seharusnya mengerjakan. Untuk mengatasi dalam hal ini, maka bisa dilakukan dengan analisis jabatan. Sebelumnya kita ketahui dulu apa yang dimaksud dengan analisis jabatan.
Pengertian Analisis Jabatan
Analisis jabatan ialah suatu kegiatan untuk pengumpulan, penilaian dan penyusunan dari berbagai informasi secara sistematis dan berkaitan dengan jabatan. Lebih jelasnya yaitu merupakan kegiatan untuk mempelajari dan menyimpulkan dari beberapa keterangan ataupun fakta – fakta yang berkaitan dengan jabatan secara sistematis serta teratur. Antara lain : apa yang dilakukan dengan pekerjaan tersebut, apa wewenang dan tanggungjawabnya, mengapa pekerjaan itu dilakukan, bagaimana caranya melakukan, dan lain – lain.
Informasi diatas dapat diperoleh dari berbagai sumber, antara lain :
1. Dari pekerjaan itu sendiri dan buku catatan harian
2. Dari pekerjaan yang bersangkutan
3. Dari orang yang pernah mengerjakan
4. Dan dari atasan langsung
Berdasarkan pengumpulan informasi dari berbagai sumber tersebut, maka akan dilakukan analisis jabatan yaitu bisa dengan cara :
1. Menyebar kuisioner (angket) dengan memberikan daftar pertanyaan pada para pemegang jabatan
2. Melakukan interview langsung dengan pekerjaan yang bersangkutan
3. Melakukan pengamatan langsung pada pelaksana pekerjaan atau mempelajari dari buku catatan hariannya
Informasi yang sudah diperoleh akan di analisis dan digolongkan pada beberapa butir berikut ini :
1. Nama jabatan, lokasi dari kerja, dan range upah
2. Hubungan kerja dengan posisi dalam organisasi
3. Tugas – tugas dan tanggungjawab yang telah dibebankan oleh pemangku jabatan
4. Peralatan dan bahan yang digunakan
5. Kondisi lingkungan dari tempat kerja dan resiko kerjanya
6. Persyaratan fisik, mental, pengetahuan, serta pendidikan dll.
Analisis jabatan digunakan untuk menyelidiki peran, fungsi, dan tanggungjawab atas suatu jabatan. Hasil ini akan memberikan gambaran tentang tugas dan tanggungjawab setiap para pekerja.
Secara umum analisis jabatan ditujukan untuk :
1. Kelembagaan (organisasi serta perancang jabatan)
a. Penyusunan dari organisasi baru
b. Penyempurnaan dari organisasi sekarang
c. Peninjauan kembali wewenang, alokasi dan tanggungjawab setiap jabatan
2. Kepegawaian
a. Rekrutmen seleksi
b. Evaluasi jabatan
c. Penyusunan jenjang karir
d. Mutasi/promosi/rotasi
e. Progam pelatihan
3. Ketatalaksanaan
a. Tata laksana
b. Tata kerja/prosedur
Elemen Analisis Jabatan
Analisis jabatan meliputi dua elemen, yaitu :
1. Uraian jabatan (job description)
Uraian jabatan ialah suatu catatan secara sistematis tentang tugas dan tanggungjawab dari suatu jabatan tertentu berdasarkan fakta-fakta yang ada.
Hal-hal yang dicantumkan dalam uraian jabatan adalah :
a. Identifikasi jabatan, yaitu berisi tentang informasi tentang nama jabatan, bagian dan nomor kode jabatan perusahaan.
b. Ikhtisar jabatan, yaitu berisi penjelasan singkat tentang perusahaan.
c. Tugas – tugas yang harus dilaksanakan.
d. Pengawasan yang seharusnya dilakukan dan diterima.
e. Hubungan dengan jabatan lainnya.
f. Mesin, peralatan dan beberapa bahan yang digunakan.
g. Kondisi kerja, yang meliputi kondisi ffisik dari lingkungan kerja.
h. Komentar tambahan untuk melengkapi penjelasan diatas.
2. Persyaratan jabatan (job requirement) atau Spesifikasi jabatan (job specification)
Spesifikasi jabatan ialah persyaratan minimal yang memang harus dipenuhi pada orang yang menduduki suatu jabatan supaya dia dapat melaksanakan tugas – tugas yang telah dibebankan.
Hal-hal yang dicantumkan dalam spesifikasi jabatan adalah :
a. Persyaratan pendidikan, latihan serta pengalaman kerja
b. Persyaratan pengetahuan dan keterampilan
c. Persyaratan fisik serta mental
d. Persyaratan umur dan jenis kelamin
Kegunaan Analisis Jabatan
Uraian jabatan dan spesifikasi jabatan merupakan hasil dari analisis jabatan yang bermanfaat untuk :
1. Mengevaluasi jabatan
2. Menentukan standard hasil kerja seseorang
3. Melakukan rekrutmen, seleksi serta penempatan pegawai baru
4. Progam pendidikan, pendidikan seta latihan
5. Menyusun jalur dari promosi
6. Merencanakan perubahan dalam organisasi serta penyederhanaan kerja
7. Mengembangkan program kesehatan dan keselamatan
Pelaksanaan Analisis Jabatan
Pada dasarnya analisis jabatan ialah suatu proses pengumpulan, penelitian, penguraian data jabatan dengan tahapan berikut ini :
1. Tahapan Persiapan dan Perencanaan.
Beberapa kegiatan yang dilakukan :
a. Penegasan kembali dari struktur organisasi, sehingga menjadi pegangan proses selanjutnya.
b. Inventaris jabatan pada setiap unit kerja.
c. Menetapkan metode pengumpulan data.
d. Membentuk team untuk pelaksana analisis dan akan menjelaskan metode-metodenya.
e. Komunikasi/penjelasan oleh pimpinan pada setiap unit.
2. Tahap Pengumpulan Data
Beberapa metode pengumpulan yang dilakukan :
a. Metode observasi dan wawancara
b. Metode kuisioner
c. Metode studi referensi
d. Metode kombinasi
3. Tahap Pengolahan Data
Sesudah proses pengumpulan data, selanjutnya melakukan pengolahan data dengan cara :
a. Menentukan faktor dari penilaian jabatan
b. Menentukan bobot nilai dari setiap faktor
c. Melakukan analisa hasil interview dan kuisioner
d. Analisis persyaratan jabatan
e. Kemudian menyusun uraian jabatan
f. Melakukan pola dari penilaian jabatan sebagai bahan dasar penentuan sistem personalia
g. Mempersiapkan rekomondasi dari perencanaan tenaga kerja, pola pengadaan, seleksi dan penempatan dari pegawai, sistem pemberian balas jasan, penilaian karya pegawai dan prosedur administrasi kepegawaian.
Kesimpulannya adalah bahwa analisis jabatan berguna untuk berbagai keperluan perancang organisasi dan perancang jabatan. Semua personel dari manager harus menguasai beberapa teknis jabatan dikarenakan kegiatan ini merupakan basis kegiatan lain dibidang SDM.
Demikian penjelasan mengenai pengertian dari analisis jabatan, semoga penjelasan pada artikel ini bisa bermanfaat dalam menambah ilmu pengetahuannya.
Baca juga:
