Pengertian Dokumentasi, Fungsi, Tujuan, Kegiatan Dan Jenis-Jenisnya
Dokumentasi – Dokumentasi ialah suatu kegiatan atau proses sistematis dalam melakukan pengumpulan, pencarian, penyelidikan, pemakaian, serta penyediaan dokumen untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan serta bukti lalu menyebarkannya pada pengguna.
A. Pengertian Dokumentasi Berdasarkan Para Ahli
Dokumentasi menurut beberapa orang disamakan dengan kearsipan di perpustakaan. Padahal sebenarnya tidak selalu demikian, para ahli menjabarkan pengertian dokumentasi sebagai suatu pengumpulan atau kumpulan dokumen pada subjek tertentu.
Berikut ini definisi dokumentasi berdasarkan para ahli, diantaranya:
1. Paul Otlet
Dalam International Economic Conference 1905, Paul Otlet menyatakan bahwa dokumentasi ialah kegiatan khusus berupa pengumpulan, pengolahan, penyimpanan, dan penemuan kembali lalu penyebaran dokumen.
2. Nurhadi Magetsari dkk
Menyatakan bahwa dokumentasi ialah bahan yang termasuk dalam jenis, bentuk, dan sifat apapun di tempat informasi direkam, dan rekaman yang ditulis atau dipahat, lalu menyampaikan informasi berupa fakta.
3. Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI)
Menurut KBBI ialah proses pengumpulan, pemilihan, pengolahan, dan juga penyimpanan informasi dalam bidang pengetahuan; pemberian atau pengumpulan bukti keterangan seperti gambar, kutipan, guntingan koran, serta bahan referensi lain.
4. Federatioon Internationale de Decomentation (FID)
Menurut FID dokumentasi ialah aktivitas mengumpulkan dan menyebarkan dalam berbagai jenis dokumen mengenai semua lapangan pekerjaan manusia.
B. Fungsi Dokumentasi
Berikut ini ialah fungsi dokumentasi secara umum serta dalam perusahaan:
1. Fungsi Dokumentasi Secara Umum
- Menyediakan informasi mengenai isi dokumen untuk pengguna
- Memberikan alat bukti dan juga data akurat tentang keterangan dokumen
- Melindungi dan menyimpan fisik dan isi dokumen
- Menghindari kerusakan pada dokumen
- Mempersiapkan isi dokumen untuk bahan penelitian para ilmuwan
- Mengembangkan koleksi dokumen untuk bangsa dan negara
- Memberikan jaminan keutuhan dan juga keotentikan infomasi serta data yang ada dalam dokumen
2. Fungsi Dokumentasi dalam Perusahaan
- Sebagai memori perusahaan untuk menjaga instansi
- Sebagai pengambilan keputusan, dalam perencanaan dan melakukan pengawasan
- Sebagai alat pembuktian
- Sebagai rujukan histors
- Penyedia informasi keuangan, personalia serta hal lain yang pasti dibutuhkan berbagai pihak menejemen perusahaan
- Sebagai keperluan pendidikan karyawan baru
- Sebagai memelihara hubungan perusahaan pada masyarakat, terlebih klien
C. Peranan dan Tujuan Dokumentasi
Tujuan kegiatan dokumentasi ialah untuk mendapatkan keterangan, penerangan pengetahuan, dan juga bukti.
Sedangkan peranan dokumentasi antara lain:
- Membantu pelayanan bidang dokumentasi
- Penerbitan jurnal publikasi dokumentasi
- Mengadakan sebuah konferensi seminar ilmiah
- Membantu perkembangan pada ilmu pengetahuan
- Membuat dan mengembangkan sebuah metode pengolahan dokumen
- Membuat dan mengembangkan bidang katalog
D. Tugas dan Kegiatan Dokumentasi
Tugas-tugas dokumentasi:
- Mencari serta mengumpulkan bahan
- Mencatat dokumen serta mengolahnya
- Mempublikasikan serta mendistribusikan dokumen yang diperlukan
- Melakukan filing atau sebuah pengarsipan
E. Jenis-Jenis Dokumentasi Secara Umum
Secara umum jenis dokumentasi, yaitu:
1. Dokumen Berdasar Kegiatan
- Dokumen Pribadi; berhubungan kepentingan individu. Contohnya: SIM, Akta Lahir, KTP, Ijazah.
- Dokumen Niaga; berhubungan perniagaan atau transaksi jual beli. Contohnya: cek, nota, kuitansi.
- Dokumen Pemerintah; berhubungan ketatanegaraan suatu pemerintahan. Contohnya; Undang-Undang, Peraturan Pemerintah.
2. Dokumen Berdasar Bentuk Fisik
- Dokumen Literer; karena dicetak, ditulis, digambar, atau direkam. Contohnya: buku, majalah, film.
- Dokumen Korporil; berupa benda bersejarah. Contohnya: patung, fosil, dll.
- Dokumen Private; berupa sistem kearsipan. Contoh: surat niaga, dan surat dinas, laporan.
3. Dokumen Berdasar Fungsinya
- Dokumentasi dinamis: penyelesaian pekerjaan langsung (dinamis aktif, semi aktif, dan in aktif).
- Dokumentasi statis: penyelesaian pekerjaan langsung (dokumen koprol, literal, private).
4. Dokumen Berdasar Sifatnya
- Dokumen tekstual; informasi tertulis. Contoh: majalah, buku, dll
- Dokumen nontekstual; informasi teks dan gambar. Contohnya: peta, grafik, dll
5. Dokumen Berdasarkan Jenisnya
- Dokumen fisik; berhubungan materi, ukuran, sarana prasarana, dll.
- Dokumen intelektual; berdasar tujuan, isi subjek, sumber, metode penyebaran, cara memperoleh, dll.
6. Dokumen Berdasar Dokumentasi
- Dokumen Primer; penyajian informasi hasil penelitian asli dari sumbernya. Contoh: paten penelitian, laporan, dan disertasi.
- Dokumen Sekunder; penyajian informasi literature primer/dokumen biliografi
- Dokumen Tersier; penyajian informasi literatur sekunder. Contoh: buku, teks dan panduan literatur.
F. Jenis-Jenis Dokumen dalam Bisnis
Terdapat beberapa jenis dokumen bisnis, Antara lain:
1. Email dan Memorandum
Email digunakan karyawan untuk berinteraksi, tapi sebelum media ini populer, mereka sering menggunakan memorandum.
2. Business Letters
Business letters digunakan sebagai komunikasi dengan pihak di luar perusahaan. Hal ini bisa mencakup kolega, konsumen, servis, profesional, pemerintah, serta calon karyawan dan masih banyak lagi. Jaman sekarang, surat bisnis ini lebih banyak dikirim via email dikarenakan lebih efektif.
3. Business Report
Business report formatnya ini lebih formal dan lebih panjang mencakup topik seperti data finansial, sales figures, safety compliance, marketing plans dan sejenisnya. Business report ini lebih detail dengan penambahan chart,images, graphs, case studies sampai statistik.
4. Dokumen Transaksi
Sebagai memangkas waktu supaya transaksi bisnis jadi lebih cepat. Biasanya dalam bentuk seperti invoice, surat order dan lain sebagainya. Tergantung jenis bisnisnya.
5. Dokumen Finansial
Untuk mencatat laporan keuangan, proposal, laporan pajak, laporan payrolls, dan history bank. Laporan bertujuan untuk melihat kondisi keuangan pada perusahaan.
Dari sekian banyak jenis dokumentasi, salah satu sangat penting yaitu dokumen perdagangan. Dokumen-dokumen perniagaan ini bisa mulai kamu pelajari pada daftar berikut:
a. Surat/dokumen perkenalan
b. Surat/dokumen daftar harga
c. Surat/dokumen penawaran
d. Surat/dokumen pesanan
e. Surat/dokumen invoice (tagihan)
f. Surat/dokumen pengiriman barang
g. Rekening dan Faktur
h. Surat/dokumen pengaduan
i. Surat/dokumen berisi tuntutan serta penyelesaiannya
j. Surat/dokumen gugatan
k. Surat/dokumen memo kredit
l. Surat/dokumen pengajuan kredit
m. Surat/dokumen perjanjian
n. Surat/dokumen rekomendasi
o. Surat/dokumen keputusan
Demikianlah penjelasan mengenai dokumentasi, fungsi serta tujuan dokumentasi, kegiatan di dalam dokumentasi, dan beberapa jenis-jenis dokumentasi. Proses dokumentasi merupakan hal yang tidak bisa dianggap remeh dan akan memakan waktu yang lama. Maka dari itu, ketika bisnis baru dimulai kalian harus segera membangun sebuah sistem administrasi serta dokumentasi yang tepat.
Baca juga:
