Pengertian, Fungsi, Prinsip, Prasyarat dan Bentuk Surat Niaga
Surat Niaga – secara umum surat adalah media tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain yang berfungsi untuk menyampaikan informasi berita dan alat komunikasi. Surat merupakan factor utama ketatausahaan guna memperlancar tercapainya tujuan organisasi. Oleh karena itu, surat harus dibuat dengan baik agar tidak terjadi bias komunikasi dan salah informasi yang dapat merubah pandangan berbagai pihak terhadap organisasi.
Fungsi Surat
Fungsi-fungsi dari surat adalah sebagai berikut :
1. Sebagai alat komunikasi tertulis.
2. Pedoman untuk bertindak dan mengambil keputusan.
3. Duta perwakilan dari suatu organisasi.
4. Sebagai indicator pengukur kegiatan organisasi
5. Dokumentasi tertulis dari suatu organisasi.
Prinsip Surat
Dalam kehidupan nyata, di suatu organisasi yang ingin memiliki administrasi kesekretariatan yang baik, maka diperlukan penerapan prinsip surat. Ada 7 prinsip surat yang bisa disingkat dengan 7C, yaitu :
1. Lengkap (Completeness)
2. Ringkas (Conciseness)
3. Pertimbangan (Consideration)
4. Konkrit (Concreteness)
5. Jelas (Clarity)
6. Sopan (Courtesy)
7. Benar (Corectness)
PraSyarat Surat
Dalam menulis sebuah surat juga harus dengan baik dan benar, terutama dalam menulis surat resmi. Berikut adalah prasyarat surat yang baik antara lain :
- Jelas siapa yang dituju dan siapa pengirimnya.
- Terang dan jelas apa maksud surat tersebut.
- Kalimat dan bahasa yang digunakan harus tepat, yaitu bahasa Indonesia yang baku, gaya bahasa yang lugas, tegas, sopan dan hormat.
- Menyajikan fakta yang benar dan lengkap.
- Tidak menggunakan singkatan-singkatan yang tidak lazim.
- Tidak menggunakan kata-kata yang tidak lazim dan kurang dimengerti masyarakat.
- Singkat, sederhana dan efisien
Bentuk Surat
Bentuk surat menjadi salah satu hal yang sangat menentukan serasi atau tidaknya surat yang ditulis. Keselarasan bentuk surat dapat menimbulkan suatu kesan yang baik bagi penerima surat. Ada berbagai macam bentuk surat dalam surat menyurat resmi, yaitu sebagai berikut :
- Bentuk Resmi (Official Style)
- Bentuk Lurus Penuh (Full Block Style)
- Bentuk Lurus (Block Style/Modified Block Style)
- Semi Block Style ; jenis yang lazim digunakan
- Bentuk Sederhana (Simplified Style)
- Bentuk Lekuk (Indented Style)
- Bentuk Alinea Menggantung (Hanging Paragraph)
- Bentuk Lurus dengan Perihal atau Subject Notice
Pengertian Surat Niaga
Sesuai dengan namanya, surat niaga secara sederhana dapat diartikan sebagai surat yang digunakan dalam kegiatan perniagaan. Surat Niaga adalah suatu surat yang isinya berhubungan dengan kepentingan-kepentingan dalam kegiatan perniagaan.
Surat ini memiliki beberapa jenis yang berbeda satu sama lain sesuai dengan kepentingan atau tujuan masing-masing. Jenis Surat Niaga antara lain sebagai berikut:
a. Surat penawaran barang merupakan suatu surat yang dikirimkan oleh pihak penjual kepada calon pembeli. Surat itu memiliki tujuan untuk menawarkan barang dagangan dari penjual yang berisikan informasi keadaan suatu barang atau jasa yang hendak dijual kepada calon pembeli atau pengguna jasa.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat penawaran :
- Nama atau jenis barang yang ditawarkan
- kualitas, merk barang
- jumlah barang yang ditawarkan
- harga satuan
- potongan harga yang diberikan
- syarat pembayaran
- cara pengiriman
b. Surat permintaan barang adalah untuk memesan produk tertentu baik itu berupa barang maupun jasa yang kemudian disampaikan secara pribadi atau perorangan maupun oleh instansi atau perusahaan.
Surat permintaan penawaran barang merupakan suatu surat yang dikirimkan oleh calon pembeli kepada penjual dengan maksud meminta informasi mengenai harga dan keadaan barang, serta persyaratan mengenai jual-beli barang.
Calon pembeli tersebut meminta informasi yang lengkap mengenai produk dan harga setiap produk. Biasanya calon penjual akan membalas surat permintaan penawaran tersebut dengan melampirkan catalog atau brosur harga produk. Biasanya untuk calon pembeli, ada hal yang perlu diperhatikan dalam membuat surat permintaan penawaran yaitu sebagai berikut :
- Menetapkan jenis barang dan waktu barang tersebut diperlukan.
- Meminta informasi yang lengkap tentang cara pembayaran, syarat penyerahan dan pengiriman barang, serta potongan harga lainnya.
- Meminta daftar harga atau katalog, brosur, serta contoh barang yang diperlukan.
Surat pemesanan merupakan surat yang berasal dari pembeli yang dikirim pada penjual. Surat itu berisi tentang pesanan untuk membeli sejumlah barang atau memesan suatu jasa tertentu. Berikut adalah beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam penyusunan surat pesanan :
- Menyebutkan surat pemesanan, berdasarkan surat penawaran atau iklan dan sebagainya.
- Menyebutkan jenis dan jumlah pesanan, kalau perlu isi surat dibuat dalam bentuk daftar agar mudah melayani dan mengeceknya.
- Menyebutkan cara pengiriman yang dikehendaki.
- Menyebutkan cara pembayaran.
- Menyebutkan waktu pengiriman yang dikehendaki.
- Menyebutkan cara pengepakan.
Surat klaim (tuntutan ganti rugi) merupakan sebuah surat pemberitahuan dari pemesan atau pembeli kepada penjual. Karena barang yang diterima oleh pembeli atau pemesan tidak sesuai dengan pesanan. Surat pengaduan dibuat karena jumlah atau mutu barang tidak sesuai, kerusakan, keterlambatan, atau pengingkarang isi perjanjian.
Surat pengantar barang
Surat perjanjian (jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerjasama, dsb) surat yang dibuat pihak penjual dan pihak pembeli yang berisi kesepakatan mengenai jual beli, kontrak, sewa menyewa, kerjasama, dan sebagainya.
Demikianlah artikel mengenai pembahasan singkat Surat Niaga, semoga artikel kali ini bisa menambah pengetahuan kalian dan semakin memahami dalam hal surat menyurat. Terimakasih.
Baca juga:
