Pengertian Administrasi Kearsipan, Fungsi, Perlindungan, Penyimpanan Dan Pengawetannya Lengkap
Kearsipan – Administrasi kearsipan atau filling adalah penyelenggaraan administrasi/penatalaksanaan kearsipan yang memudahkan lalu lintas surat menyurat keluar dan juga masuk. Kearsipan adalah suatu aktivitas yang berhubungan dengan pemberkasan arsip, baik arsip dinamis ataupun arsip statis.
Menurut Mulyono Kearsipan adalah tata cara dalam mengurus penyimpanan warkat, yang berdasarkan aturan serta prosedur yang berlaku. Dengan selalu ingat pada tiga unsur pokok yang meliputi penyimpangan (sorting), penempatan (placing), dan penemuan kembali.
Pengertian lainnya dari kearsipan yaitu proses aktivitas yang mengatur arsip dengan menggunakan sistem tertentu, sampai arsip itu dapat ditemukan lagi saat dibutuhkan. Ciri dari sistem kearsipan yang baik adalah :
- Pelaksanaannya mudah, hingga tak menimbulkan kesulitan baik di dalam penyimpanannya, pengambilannya atau pengembalian arsip tersebut.
- Mudah dipahami, sehingga tak menimbulkan kesalahan saat dijalankan.
- Murah/ekonomis, dalam arti tidak berlebihan, baik dalam hal pengeluaran/biaya atau dalam penggunaan tenaga, peralatan atau perlengkapan arsip.
- Tidak menghabiskan tempat.
- Mudah dalam hal pencapaiannya, hingga sangat memungkinkan arsip yang disimpan mudah dan juga cepat ditemukan. Bila sewaktu-waktu dibutuhkan kembali.
- Cocok untuk organisasi, yang bermakna sesuai dengan jenis serta luas lingkup aktivitas organisasi.
- Fleksibel/luwes. Hingga dapat mudah diterapkan pada satuan organisasi yang dapat mengikuti perkembangan organisasi.
- Dapat mencegah kerusakan dan juga kehilangan arsip. Maksudnya yaitu dapat mencegah orang-orang yang tak bertanggung jawab dalam ikut campur, atau yang tak mempunyai kewenangan serta bertugas di bidang kearsipan. Dan juga dari beragam bentuk kerusakan yang disebabkan oleh binatang, contohnya rayap, serangga, bahkan kelembapan udara dan lain sebagainya.
- Memudahkan pengawasan, yaitu dengan menggunakan beragam pengawasan. Yaitu dengan menggunakan berbagai jenis kelengkapan/peralatan. Seperti misalnya kartu indeks, lembar pengantar, lembar tunjuk silang, kartu pinjaman arsip (out slip) dan lain sebagainya.
Fungi Kearsipan
Fungsinya yaitu untuk menyelenggarakan aktivitas administrasi kantor yang dimana, menurut fungsinya dibagi menjadi dua bagian. Yaitu :
1. Arsip Dinamis
Adalah arsip yang digunakan dalam merencanakan, melaksanakan, menyelenggarakan, kehidupan kebangsaan yang secara umum, atau digunakan langsung dalam menyelenggarakan administrasi negara. Arsip dinamis dibedakan menjadi :
- Arsip dinamis aktif. Yaitu arsip yang dapat digunakan terus menerus untuk berlangsungnya pekerjaan di lingkungan, untuk mengolah dari suatu organisasi/kantor.
- Arsip dinamis in aktif. Adalah arsip yang tak digunakan terus menerus atau frekuensi penggunaannya jarang, atau hanya memakai referensi saja.
2. Arsip Statis
Adalah arsip yang digunakan secara langsung untuk merencanakan kehidupan kebangsaan, secara umum. Atau untuk pelaksanaan administrasi negara sehari-hari. Arsip statis ini merupakan pertanggungjawaban nasional bagi pemerintah, dan juga nilai fungsinya yang sangat dibutuhkan untuk generasi di masa mendatang.
Perlindungan Arsip
Adalah upaya dalam melaksanakan perlindungan pada arsip dari segala kemungkinannya, yang dapat terjadi misalnya kejadian, peristiwa, serangan hama pemakan/perusak arsip sehingga arsip tidak aman (hilang, rusak dan sebagainya).
Tujuan perlindungan arsip diantaranya yaitu :
- Tidak hilang
- Tidak disalahgunakan oleh tangan-tangan orang yang tidak mempunyai tanggung jawab
- Tidak disalahgunakan oleh orang-orang atau pihak-pihak tertentu untuk mencari keuntungan/kepentingan pribadi
- Agar tetap awet atau tidak rusak
Penyimpanan Arsip
Seharusnya penyimpanan arsip ini dilaksanakan dengan cara memanfaatkan suatu sistem, untuk :
- Menemukan kembali dengan mudah dan cepat jika sewaktu-waktu dibutuhkan
- Mengambil arsip dari tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan cepat dan mudah
- Mengembalikan arsip pada tempat penyimpanan bisa dilakukan dengan mudah
Pengawetan Arsip
Berikut ini beberapa cara dalam mengawetkan arsip, diantaranya yaitu :
- Mereproduksi atau fotografi
- Restorasi dan menjilid arsip
- Melakukan laminasi terhadap arsip
Beberapa upaya yang dilakukan untuk melindungi arsip seperti yang disebutkan di atas, masih bersifat dinamis, menjadi tanggung jawab dan juga kewajiban organisasi pencipta arsip yang bersifat statis dan menjadi tanggung jawab serta kewenangan Arsip Nasional Republik Indonesia.
Itulah pengertian kearsipan yang meliputi fungsi, perlindungan, penyimpanan dan juga pengawetannya secara lengkap. Semoga dapat bermanfaat bagi anda dan dapat menambah wawasan anda dalam bidang adminsitrasi kearsipan.
Baca Juga :
